POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES
GENERAL
Estimado cliente, cliente potencial,
proveedores y visitantes, nuestra Política de Privacidad y Tratamiento de datos
personales, establece las condiciones sobre las cuales trataremos los datos personales
que recolectemos de usted a través del diligenciamiento de los formularios de
contacto y le llamamos, así como también del chat en línea en nuestra página
web y/o vía whatsapp, o cualquier otro dato adicional
que usted nos facilite a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas,
contratos o documentos de cualquier tipo que usted nos suministre por cualquier
medio físico, de voz o mensaje de datos. Al suministrar los datos, usted acepta
esta política sobre la forma en que en SOFTCOVES S.A.S. (En adelante, la
empresa) trataremos su información personal; dicho tratamiento se realizará
cumpliendo las directrices contempladas en la Ley General de Protección de
Datos Personales (Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012) y de
cualquier otra norma que reglamente, modifique o suprima lo contemplado en esta
disposición. Si usted después de leer esta Política de Privacidad, no está de
acuerdo en la forma como tratamos sus datos, le solicitamos por favor no usar
nuestros servicios y solicitar la actualización, modificación o eliminación de
nuestra base de datos de conformidad con lo establecido en el numeral 7 del
presente documento.
Esta política se encuentra alineada
con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al cumplimiento
del aviso de privacidad que se debe de brindar a los titulares de la
información personal por parte de la empresa, quien actúa como responsable del
tratamiento de los datos personales tiene como objeto y está orientado a:
FINALIDAD DE LOS DATOS RECOGIDOS
En el momento que usted suministre
datos personales de su propiedad, usted nos autoriza a tratarlos, y entendemos
que su consentimiento es previo, expreso e informado, pues ha leído este
documento antes de facilitar sus datos.
La toma de datos personales que se
haga a través de los formularios de contacto, así como también en el chat en
línea de nuestra página web, llamadas telefónicas, entrevista personal o
virtual, contratos, formularios, o cualquier otro documento que usted
suministre a la empresa, tendrá las siguientes finalidades:
Clientes:
Proveedores:
El tratamiento de datos personales
podrá realizarse de forma directa por la empresa y/o por quien esta última
determine, siempre y cuando se efectúe para los fines aquí dispuestos, para lo
cual no requerirá autorización adicional suya, lo cual usted acepta
expresamente al suministrar sus datos personales.
Usted tendrá derecho, en forma
gratuita, a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus
datos personales, mediante comunicación que se recibirá a través de los canales
disponibles para tal fin, los que encontrará en el punto 7 de las presentes
políticas.
MARCO LEGAL
De conformidad con la Ley 1273 de
2009, incurre en delito de violación de datos personales quien "sin estar
facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile,
sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue,
modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros,
archivos, bases de datos o medios semejantes".
Tanto la empresa como los encargados
(TRABAJADORES, PROVEEDORES Y CONTRATISTAS) deben observar y respetar estas
políticas en cumplimiento de sus funciones y/o actividades, los lineamientos
corporativos para el tratamiento y protección de datos personales y las demás
disposiciones y cláusulas que se establezcan por la empresa, aún después de
terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.
De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los
datos tratados.
DEFINICIONES
Para efectos de interpretar y aplicar
este documento, se tendrán en cuenta las definiciones establecidas por la Ley
1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Para lo no establecido en dicha
regulación, se aplicarán las definiciones que establezca el diccionario de la
Real Academia Española, y por último, las que
establezcan diferentes fuentes de información de entidades formales como
universidades, institutos científicos o tecnológicos y similares.
TIPO DE INFORMACIÓN SOLICITADA
Para efecto de prestar servicios de
hospedajes para página web, almacenamiento de registros en nuestras bases de
datos, alquiler de servidores, servicio
de centro de datos, diseño y programación para páginas web, se le solicitará
información de tipo privada, entendida como aquella información que permite que
se logre identificar a una persona, tales como numero de documento de
identidad, nombres, direcciones físicas y electrónicas, números telefónicos,
ubicación de GPS, Fotos, documentos PDF, entre otros. Por esa razón su imagen y datos
biométricos (datos sensibles) podrán ser utilizados como prueba ante las
autoridades competentes cuando sea necesario.
En ningún momento los datos aquí
recolectados serán susceptibles de venta, o cesión a cualquier título.
La autorización del Titular no será
necesaria cuando se trate de:
La autorización no podrá ser revocada
ni podrá solicitarse la supresión de la información cuando el titular tenga un
deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, tal como lo
dispone el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.
SEGURIDAD
Nuestro compromiso es velar por la
seguridad de sus datos personales. Si bien contamos con los medios físicos y
tecnológicos que permiten asegurar su información de forma adecuada, haremos
todo lo posible para proteger sus datos, pero no podemos garantizar la
seguridad total de los datos que usted suministra y a los cuales usted nos
autorice a acceder. Contamos con servidores propios y de terceros, reconocidos
proveedores de almacenamiento de datos y correo electrónico en los cuales se
almacena la información. Nuestros equipos cuentan con restricción de acceso y
otras medidas que disminuyen la probabilidad de un acceso no autorizado o fuga
de información. De igual manera contamos con herramientas jurídicas para que
nuestros trabajadores, proveedores y contratistas se obliguen a dar el
tratamiento legal a los datos personales que la empresa deba revelar en ejercicio
de la gestión encomendada o deberes legales como facturación, pago, reportes y
demás.
Nuestro portal web podrá introducir
enlaces o "links" a otros sitios web propios o de terceros. Si usted
decide ir a alguno de los sitios web enlazados en nuestro portal, debe de tener
en cuenta que cada uno de estos portales o sitios web cuenta con una política
de privacidad distinta, por lo cual no aceptamos ningún tipo de responsabilidad
sobre la información o datos personales que usted brinde o facilite por fuera
de nuestro sitio.
Para el pago de nuestros servicios se
inducirá a la página web nuestro PROVEEDOR de pago en línea, el cual cuenta con
una política de privacidad distinta. Luego del pago en línea de nuestros
servicios esta página web lo redirigirá nuevamente a www.softcoves.com y/o
gps.softcoves.com
El "phishing" consiste en
el envío de correos electrónicos que, aparentando provenir de fuentes fiables
(por ejemplo, entidades bancarias), intentan obtener datos confidenciales del
usuario, que posteriormente son utilizados para la realización de algún tipo de
fraude. Para ello, suelen incluir un enlace que, al ser pulsado, lleva a
páginas web falsificadas. De esta manera, el usuario, creyendo estar en un
sitio de toda confianza, introduce la información solicitada que, en realidad,
va a parar a manos del estafador.
Si usted recibe un correo electrónico
de este tipo o alguien que dice trabajar para nosotros pidiendo su información
personal, comercial o financiera, le pedimos por favor nos reenvíe el correo
donde se le ha solicitado dicha información a la siguiente dirección
electrónica: gerencia@softcoves.com
CONSULTA Y/O RECLAMO
Para consulta, reclamo y/o solicitud
de información, actualización, rectificación y/o supresión de sus datos
personales deberá elevarse por escrito en documento suscrito por el titular del
dato personal usando el formato de Peticiones, Quejas podrá enviarse por correo
electrónico a gerencia@softcoves.com
o por correo postal autorizado
a la carrera 46 no. 30 - 152.
Toda solicitud, consulta y/o reclamo
deberá contener como mínimo:
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR CONSULTAS Y/O RECLAMOS
Las peticiones, quejas y/o reclamos
con relación a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir el dato y/o revocar
la autorización, serán atendidas en un término máximo de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la misma.
Cuando no fuere posible dar respuesta dentro del mencionado término, se
informará al titular de los datos, los motivos de la demora y se indicará la
fecha límite de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
De encontrar que la solicitud,
reclamo o consulta presenta algún error o está incompleta, se requerirá al
titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recepción
de la misma, para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos
treinta (30) días hábiles desde la fecha del requerimiento sin que haya habido
respuesta por parte del titular, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si la empresa no es la entidad
competente para resolver el reclamo, esta dará traslado, dentro del período
máximo de respuesta aquí mencionado, a la entidad competente, quien tendrá el
mismo término para responder, el cual iniciará desde la fecha en que reciba la
comunicación del traslado de la consulta, reclamo o solicitud y se le informará
al interesado o titular de esta situación para que pueda hacer el seguimiento
correspondiente.
De conformidad con el artículo 16 de
la Ley 1581 de 2012, el titular o interesado solo podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite
correspondiente indicado en esta política ante la empresa.
TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
SOFTCOVES S.A.S. podrá:
MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
Las modificaciones posteriores a la
fecha de publicación inicial de esta Política de Privacidad y Tratamiento de
Datos Personales, serán publicadas en nuestra página web politica-datos-personales.pdf
La empresa se reserva el derecho a realizar en cualquier momento y sin
notificación, cambios a esta Política, cuando los mismos sean resultado de la
aplicación de una norma de tipo legal. Cualquier cambio en esta política
entrará en vigencia en el momento en que se publique.
En el evento que pretendamos dar un
uso o destinación diferente al motivo inicial para el cual sus datos personales
fueron solicitados, se solicitará su autorización mediante cualquier medio en
el cual quede registro de dicha comunicación, entre los cuales podemos nombrar
a manera de ejemplo el correo electrónico, SMS, mensaje de Whatsapp,
o llamada telefónica.
Este manual y política tendrá
vigencia a partir del 20 de octubre de 2023.